Privacy- en cookiebeleid

Inleiding

VINCKIER BOUWSERVICE NV, de verwerkingsverantwoordelijke, hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan het respect voor uw privacy. In dit privacy- en cookiebeleid geven wij een helder en transparant overzicht van hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Dit beleid geldt voor VINCKIER BOUWSERVICE NV en de met haar verbonden (rechts)personen.

VINCKIER BOUWSERVICE NV houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/ Verordening (EU) 2016/679) (hierna: “AVG”) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Inhoudsopgave

1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS.

2. DOELEINDEN VAN DE VERWERKING.

3. ONTVANGERS EN VERWERKERS.

4. BEVEILIGING

5. RECHTEN VAN DE BETROKKENE

6. KLACHTRECHT BIJ DE GEGEVENSBESCHERMINGSAUTORITEIT

7. INBREUKEN IN VERBAND MET PERSOONSGEGEVENS

8. COOKIES

9. WIJZIGINGEN EN VERSIE

1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is op datum van deze verklaring:

VINCKIER BOUWSERVICE NV
Oostendestraat 35, 8600 Diksmuide, België
Ondernemingsnummer: 0821.459.148

Indien u vragen heeft over ons privacy- en cookiebeleid, kunt u steeds contact met ons opnemen:

→       via post: naar het bovenvermeld adres, met vermelding "PRIVACY";

→       via e-mail: privacy@vinckierbouwservice.be;

→       via telefoon: 051-51.94.66.

Hierna: “Contactgegevens”

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming omdat onze verwerkingsactiviteiten daartoe niet verplichten.

2. DOELEINDEN VAN DE VERWERKING

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de hieronder in hoofdstuk 2 vermelde doeleinden. Hierna vindt u per doel een overzicht van welke persoonsgegevens wij verwerken, op welke rechtsgrond, hoe wij deze verkrijgen, hoe lang wij ze bewaren en met wie wij ze delen.

2.1 Klantenbeheer

In het kader van onze dienstverlening en/of de uitvoering van een overeenkomst verwerken wij uw identificatiegegevens (zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer) en andere relevante informatie. De rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent (art. 6, lid 1, b) AVG) of de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen om onze klantenrelatie(s) te beheren (art. 6, lid 1, f) AVG). Wij verkrijgen deze gegevens rechtstreeks van u of via derden en bewaren ze maximaal vijf jaar, vermeerderd met een verificatieperiode van één jaar. Wij delen deze gegevens met onze IT-leveranciers en, indien noodzakelijk, met de overheid, gerechtelijke instanties en onze hulppersonen.

2.2 bouwshop, digitale aankopen en levering

Indien u in onze bouwshop fysiek, dan wel online, per e‑mail of via een ander digitaal middel een bestelling plaatst of een offerte aanvraagt, verwerken wij uw identificatiegegevens, leveringsadres, factuuradres, bestelhistoriek, betaalwijze en eventuele communicatie in het kader van de bestelling. Voor de uitvoering, levering en afhandeling van uw bestelling/opdracht delen wij de noodzakelijke gegevens met onze desgevallende transporteur(s), hulppersonen en derden waarop wij beroep doen. De rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, b) AVG).

2.3 B2B-beheer

Als leverancier, klant of zakenpartner verwerken wij uw identificatiegegevens (zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer), door de overheid verstrekte identificatiegegevens (zoals ondernemingsnummer en btw-nummer) en andere relevante informatie. Wij gebruiken deze gegevens om overeenkomsten te sluiten, te communiceren, bestellingen te beheren, offertes op te maken, en betalingen te organiseren. De rechtsgrond is de uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, b) AVG) of de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid 1, f) AVG). Wij bewaren deze gegevens tot tien jaar na het einde van de (zaken)relatie, vermeerderd met een verificatieperiode van één jaar.

2.4 Werving en selectie

Bij sollicitaties verwerken wij uw identificatiegegevens, gegevens uit uw CV, motivatiebrief, correspondentie en eventuele referenties. De rechtsgrond is het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6, lid 1, b) AVG). Wij verkrijgen deze gegevens rechtstreeks van u, via wervings- of uitzendbureaus en bewaren ze tot één jaar, vermeerderd met een verificatieperiode van zes maanden. Met uw toestemming bewaren wij uw gegevens in onze wervingspool tot vijf jaar na afloop van de wervingsprocedure (art. 6, lid 1, a) AVG). Wij kunnen uw gegevens delen met wervingsbureaus en IT-providers.

2.5 marketing en nieuwsbrieven

Voor het versturen van nieuwsbrieven, reclamefolders, commerciële mededelingen en uitnodigingen (voor evenementen) verwerken wij uw identificatiegegevens. De rechtsgrond is uw toestemming (art. 6, lid 1, a) AVG) of, voor bestaande klanten en met betrekking tot onze eigen gelijkaardige producten en diensten, de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid 1, f) AVG juncto art. XII.13 §2 WER). U kunt zich hierop elk moment uitschrijven door middel van een eenvoudig verzoek aan onze Contactgegevens. Onze marketing- en IT-leveranciers hebben ook toegang tot uw gegevens.

2.6 Evenementen

Voor de organisatie van evenementen en gelijkaardige activiteiten verwerken wij uw identificatiegegevens, eventueel uw beroepsgegevens, en op uw verzoek uw dieetwensen en, indien van toepassing, beeldmateriaal genomen tijdens het evenement. De rechtsgrond is de uitvoering van uw inschrijving/verzoek (art. 6, lid 1, b) AVG) en, voor het beeldmateriaal, uw toestemming indien het gaat om geposeerde portretten (art. 6, lid 1, a) AVG en art. XI.174 WER). Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende tien jaar, vermeerderd met een verificatieperiode van één jaar na uw deelname aan het event of de activiteit.

2.7 Camerabewaking

Onze bedrijfssite is uitgerust met camerabewaking. De camera’s zijn uitsluitend gericht op de bedrijfssite en hebben tot doel de beveiliging van personen en goederen, het voorkomen en vaststellen van inbreuken zoals diefstal. De rechtsgrond is de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid 1, f) AVG) na uitvoering van een belangenafweging.

2.8 Localisatie van bedrijfsvoertuigen

Onze bedrijfsvoertuigen zijn uitgerust met een geolocalisatiesysteem voor onder andere vlootbeheer, optimalisatie van leveringen, beveiliging van het voertuig en diefstalpreventie. De rechtsgrond is de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid 1, f) AVG). De toepasselijke regels van CAO nr. 81 inzake controle van werknemers worden gerespecteerd.

2.9 Facturatie en boekhouding

Voor boekhoudkundige en facturatiedoeleinden verwerken wij uw identificatiegegevens, ondernemingsnummer en btw-nummer, financiële gegevens (zoals bankrekeningnummer en betaalwijze) en een overzicht van de geleverde producten of diensten. De rechtsgrond is het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en de uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, b) en c) AVG), in het bijzonder art. III.86 WER en de fiscale wetgeving. Wij bewaren deze gegevens, behoudens afwijkende wettelijke bepaling, gedurende zeven jaar, vermeerderd met een verificatieperiode van één jaar na het betreffende boekjaar.

2.10 Geschillenbeheer

In het kader van geschillenbeheer en de invordering van openstaande facturen verwerken wij uw identificatiegegevens, financiële gegevens en alle andere informatie die noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een vordering in rechte. Wij delen deze gegevens met onze raadslieden, gerechtsdeurwaarders, incassobureaus, verzekeraars en, in voorkomend geval, gerechtelijke instanties. De rechtsgrond hiervoor is de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (om onze rechten af te dwingen) en tot uitvoering/naleving van een overeenkomst (art. 6, lid 1, b) en f) AVG). Wij bewaren deze gegevens tot vijf jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening of definitieve beslechting van het geschil, vermeerderd met een verificatieperiode van één jaar.

2.11 Website-optimalisatie en beveiliging

Bij het bezoeken van onze website verwerken wij uw IP-adres, browsertype, taalvoorkeuren, bezochte pagina’s van onze website en andere technische gegevens. De rechtsgrond voor het plaatsen van noodzakelijke en functionele cookies is de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen om een goed functionerende en veilige website aan te bieden (art. 6, lid 1, f) AVG). Voor analytische, marketing- en sociale media cookies geldt uw voorafgaande toestemming, waarvoor wordt verwezen naar artikel 8 van deze verklaring (zie verder).

3. ONTVANGERS EN VERWERKERS

Wij delen uw persoonsgegevens enkel met derden voor zover dit noodzakelijk en/of wettelijk verplicht is voor de hierboven vermelde doeleinden. Het kan daarbij gaan om onder meer de volgende categorieën van ontvangers:

• onze IT- en hostingleveranciers, evenals leveranciers van software voor klantenbeheer, marketing of facturatie;

• onze externe boekhouder of revisor;

• onze externe juridische adviseurs, gerechtsdeurwaarders en incassobureaus;

• onze verzekeraars en bank- en betalingsdienstaanbieders;

• onze transporteurs en logistieke partners;

• overheidsinstanties, gerechtelijke instanties en sociale-zekerheidsinstellingen;

• met u verbonden derden, zoals uw werkgever, vertegenwoordiger of hulppersonen.

Wij doen naar best vermogen beroep op verwerkers die afdoende garanties bieden inzake passende technische en organisatorische maatregelen, conform de AVG. Wij zijn evenwel niet aansprakelijk voor (niet-limitatief: (grove) fouten, nalatigheden, tekortkomingen of andere) van deze verwerkers.

U kunt hieromtrent op eenvoudig verzoek via onze Contactgegevens meer informatie verkrijgen.

4. BEVEILIGING

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging, wijziging of openbaarmaking. Wij hebben ook contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen waarmee wij samenwerken en geven, behoudens uw toestemming, uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte.

5. RECHTEN VAN DE BETROKKENE

U beschikt onder de AVG over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• recht van inzage van de persoonsgegevens die wij van u verwerken (art. 15 AVG);

• recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens (art. 16 AVG);

• recht op gegevenswissing ("recht op vergetelheid") in de volgende gevallen (art. 17 AVG):

  • de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;

  • u trekt uw toestemming in, en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking (juncto art. 7, lid 3 AVG);

  • u maakt bezwaar tegen de verwerking, en er zijn geen (andere) prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking, behalve voor marketingdoeleinden (art. 21, lid 1 en 2 AVG);

  • de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;

  • de persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een in het Unierecht of het lidstatelijke recht neergelegde wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust.
    De gegevenswissing is niet van toepassing voor zover de verwerking betrekking heeft op de gevallen zoals beschreven in artikel 17, derde lid AVG.

• recht op beperking van de verwerking in de volgende gevallen (art. 18 AVG):

  • wanneer u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, gedurende de periode die ons toelaat om deze juistheid te verifiëren;

  • de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;

  • wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

  • u heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking (art. 21, lid 1 AVG), waardoor de verwerking wordt beperkt in afwachting van het antwoord op de vraag of er (andere) gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan die van de u.

• recht op overdraagbaarheid van de door u verstrekte gegevens (naar een andere dienstverlener) (art. 20 AVG);

U kunt uw rechten uitoefenen door ons een eenvoudig verzoek te richten via de Contactgegevens. Wij beantwoorden uw verzoek zo snel mogelijk en in elk geval binnen één maand na ontvangst, eventueel verlengd met twee maanden in geval van complexe of talrijke verzoeken (art. 12, lid 3 AVG).

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u, in geval van redelijke twijfel over uw identiteit, vragen om bijkomende informatie te verstrekken (bv. kopie identiteitskaart) die ons toelaat u te identificeren.

6. KLACHTRECHT BIJ DE GEGEVENSBESCHERMINGSAUTORITEIT

Onverminderd uw recht om een rechtsvordering in te stellen, beschikt u ook over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

7. INBREUKEN IN VERBAND MET PERSOONSGEGEVENS

Indien zich een inbreuk in verband met persoonsgegevens voordoet, treffen wij onmiddellijk passende maatregelen om de inbreuk te beperken en te verhelpen. Wij melden de inbreuk binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, behoudens wanneer het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden. Indien de inbreuk een hoog risico inhoudt, zullen wij ook u daarvan onverwijld op de hoogte brengen (art. 34 AVG). Indien u een vermoeden heeft van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, vragen wij u dit onmiddellijk te melden via onze Contactgegevens.

8. COOKIES

Onze website maakt gebruik van cookies. Dit zijn kleine bestanden die op uw toestel kunnen worden geplaatst wanneer u onze website bezoekt en die bepaalde informatie bewaren. Ze helpen ons om de website correct te laten functioneren en om uw gebruikservaring te verbeteren.

Cookies kunnen verschillende functies hebben:

• Essentiële cookies zorgen ervoor dat de website technisch werkt zoals het hoort. Zonder deze cookies kunt u de site niet normaal gebruiken.

• Functionele cookies zijn nodig om uw surfervaring te verbeteren of gevraagde functies te bieden.

• Analytische cookies geven inzicht in het gebruik van onze website, zoals welke pagina’s worden bezocht en hoe bezoekers navigeren. Deze informatie gebruiken we om de werking en inhoud van de website te verbeteren.

• Marketing cookies volgen uw surfgedrag om u relevantere advertenties te tonen of om de doeltreffendheid van campagnes te meten.

• Social media cookies maken het mogelijk om inhoud te delen via sociale netwerken en kunnen ook door deze platformen worden gebruikt om uw online gedrag te analyseren of te personaliseren.

Voor essentiële en functionele cookies is geen toestemming vereist. Voor analytische, marketing- en sociale media cookies vragen wij steeds uw toestemming via onze cookiebanner. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via deze cookiebanner, dan wel via uw browserinstellingen.

Cookies verschillen ook in bewaartermijn:

• Sessiecookies worden automatisch verwijderd zodra u uw browser sluit.

• Permanente cookies blijven langer bewaard en worden pas verwijderd bij verstrijken van de vervaldatum.

Hieronder vindt u een overzicht van de cookies die wij op onze website hanteren:

9. WIJZIGINGEN EN VERSIE

Dit privacy- en cookiebeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd binnen de grenzen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. De meest actuele versie is steeds beschikbaar op onze website.

Versie: 1 – Laatst bijgewerkt: 21-04-26